Organizacija papirjev in vzdrževanje reda

Organizacija papirjev in vzdrževanje reda pri večini predstavlja najtežji del urejanja doma. Že sama misel, da moramo vsak posamičen papir pogledati in ovrednotiti, če ga je vredno hraniti ali ne, nas lahko spravi v slabo voljo. Iz lastnih izkušenj lahko povem, da je v to treba vložiti nekaj napora, a cilj je vreden vsega truda in časa. Ko enkrat vzpostavimo dober sistem organizacije papirjev, se moramo držati le nekaterih navad, s katerimi preprečimo ponovno kopičenje bodoče dokumentacije in vsakdanji stres, ki ga lahko povzroča.

Vstopna točka in aktivne mape

Organizatorjem dobro poznan citat pravi, da je nered posledica odloženih odločitev in prav področje papirjev je najboljši pokazatelj tega pravila. Vsak dan iz nabiralnika v dom prinesemo pošto, kataloge, letake in druge papirje, ki se naberejo čez dan v naših torbah. Največkrat jih odložimo na mizo v kuhinji ali na polico v hodniku in nato pozabimo nanje, ker hitimo k drugim opravkom naproti. Najboljši način, da se izognemo kopičenju nepotrebnih papirjev na neprimernih mestih je, da si ustvarimo vstopno točko za papirje, ki jih bomo obdržali (tudi če le začasno) in vse ostalo nepotrebno takoj zavržemo v koš za papir. Pri nas doma imamo v ta namen na pisalni mizi postavljene tri pokončne organizatorje. En je namenjen reklamnim katalogom, drugi otroškim ustvarjalnim delom, tretji organizator pa vsebuje t.i. aktivne mape. Te vsebujejo vse kar moramo v naslednjih dneh in tednih urediti – položnice, ki jih je potrebno plačati in preostala dokumentacija, ki jo je vredno/potrebno shraniti v stalne mape.

Stalne mape – kategorije in razvrščanje

Stalne mape vsebujejo papirje in dokumentacijo, ki jo bomo v bodoče še potrebovali. To so lahko zdravstvena dokumentacija, dokumentacija za osebna vozila, različne pogodbe in druge pravne zadeve, zaposlitvena dokumentacija, morda celo nekatere položnice, katere je dobro shraniti vsaj začasno. Te mape najbolje delujejo, če jih ob vsakomesečnem polnjenju tudi vsake toliko časa pregledamo in odstranimo kar ni več pomembno. Več o tem kasneje v objavi.

Po mojih izkušnjah je najbolje stalne mape organizirati v registratorjih (fascikel). Ko se lotimo urejanja papirjev in začnemo z razvrščanjem le-teh, določimo glavne kategorije, kot so zdravstvo, finance, pravna dokumentacija, otroška dokumentacija ipd. Nato v glavnih kategorijah ločujemo papirje na podkategorije, te pa naprej terminsko ali po abecednem redu. Dobro organizirane stalne mape nam lahko prihranijo veliko časa in stresa pri iskanju pomembnih dokazil in dokumentov, ko jih res potrebujemo.

Razrez pomembnih dokumentov

Pri organizaciji papirjev ustvarimo veliko odpadnega papirja. Večina roma v zabojnik, namenjen papirju, vsebina nekaterih pa je lahko bolj občutljive narave. Če boste odvrgli papirje s pomembnimi osebnimi, zdravstvenimi, finančnimi ali drugimi občutljivimi podatki, svetujem razrez papirja. Če imate takšne dokumentacije veliko, oz. jo boste večkrat letno odstranjevali, potem vam priporočam uničevalnik dokumentov. Jaz osebno si ga vsake toliko sposodim od staršev.

Pripomočki za shranjevanje in označevanje papirjev

Za nadaljnjo vzdrževanja reda v aktivnih in stalnih mapah priporočam uporabo določenih pisarniških pripomočkov kot tudi tistih za označevanje.

Za vzdrževanje aktivnih in stalnih map potrebujemo pisarniške pripomočke, kot so luknjač, spenjač, sponke in kakšno pisalo. Najbolj primerno je, da jih hranimo v bližini shranjenih papirjev, saj nam tako nadaljnja organizacija ne bo predstavljala dodatnega napora.

Dober sistem shranjevanja papirjev je tudi vedno dobro označen in zato je vredno vnaprej razmisliti kako ga bomo označili in ta način označevanja vodili tudi v bodoče. Sama imam najraje preprost ročni tiskalnik nalepk, ki mi omogoča hitro tiskanje oznak/nalepk, ko je to potrebno.

Načrtovano mesečno ali letno reorganiziranje / odstranjevanje papirjev

Za vzdrževanje sistema organizacije papirjev moramo poskrbeti za občasno praznjenje map. Če jih bomo le polnili, bo njihovo število le naraščalo in tako se bomo nekega dne ponovno soočili s papirnato navlako v objemu številnih registratorjev, tega pa prav tako ne želimo. Prostor v našem domu je dragocen in ne smemo ga uporabljati kot skladišče. Čas za pregled in praznjenje map moramo določiti sami, saj najbolje vemo, kako pogosto in koliko papirjev vstopa v naš dom. Sama stalne mape praznim 2x letno (plačane položnice, začasna službena dokazila), aktivne pa kar tedensko (katalogi, položnice).