Kako organizirati garancije in navodila za uporabo

Danes z vami delim nasvete kako organizirati garancije in navodila za uporabo naprav, da bodo te hitro na voljo v primeru servisiranja, popravila ali reklamacije. V preteklosti sem garancijske liste in navodila shranjevala v U mapah. Ko sem se lotila organizacije papirjev in dokumentacije, sem tudi navodila, priročnike in garancije želela urediti s pomočjo registratorjev. Ker pa večino navodil tiskajo v formatu A5, vsebina v registratorju ni bila tako pregledna, kot sem pričakovala. Navodila so se zaradi svoje oblike in velikosti posedala na dno map in tvorila neurejen kupček. Na koncu sem vse te U mape za nekaj časa pospravila v večjo škatlo in jih tam pustila.

To leto sem ponovno začela s pregledovanjem navodil in garancij. Odločila sem se, da najdem drugačno rešitev. Za organizacijo sem uporabila mape z zadrgo (format A5) in končno uredila tudi to področje.

1. korak – zbiranje vseh garancij in navodil za uporabo

V prvem koraku moramo zbrati skupaj vse garancijske liste, račune ter priročnike in navodila za uporabo. V mnogih gospodinjstvih jih najdemo na različnih mestih. A če želimo poskrbeti za red in mirne živce ob potencialni okvari, je shranjevanje le-teh na skupnem mestu še kako dobrodošlo.

2. korak – pregledovanje vsebine in odstranjevanje nepotrebnih papirjev

V drugem koraku pregledamo vso zbrano dokumentacijo. Za vse naprave, ki niso več v naši lasti, lahko papirje preprosto vržemo v papirnate odpadke. Če vsebujejo občutljive osebne podatke, je priporočljivo, da poskrbimo tudi za razrez. Sama svetujem, da obdržite le navodila v slovenskem jeziku oz. jeziku, ki ga dobro razumete. Proizvajalci navodila običajno natisnejo v več jezikih hkrati, ker tako pokrijejo vse trge, nam pa lahko s tem jemljejo dragocen prostor za shranjevanje. Zadržimo torej le tisto dokumentacijo, ki jo res potrebujemo.

Nekateri menijo, da moramo obdržati le garancije in račune, medtem ko navodila lahko zavržemo, saj danes večino navodil najdemo na spletu. Sama še vedno shranjujem navodila v tiskani obliki, ker sem v preteklosti že bila v situaciji, ko na spletu niso bila več na voljo.

3. korak – razvrščanje po kategorijah

Navodila in garancije, katere bomo obdržali, razvrstimo po kategorijah. Kategorije so lahko področja, prostor, kjer se naprava nahaja, ali kar posamične naprave. Klimatska naprava, ki vsebuje kar nekaj dokumentacije, lahko predstavlja svojo kategorijo, medtem ko dokumentacijo za računalniško opremo pospravimo skupaj, ker ta navodila običajno prejmemo v elektronski obliki. Kako oblikovati te kategorije, je pravzaprav odločitev vsakega posameznika. 

4. korak – organizacija navodil in garancij s pomočjo map z zadrgo

Ko določimo kategorije, dobimo dober vpogled v to, koliko map z zadrgo bomo potrebovali. V tem trenutku lahko tudi določimo potrebno velikost map (A4 ali A5). Po nakupu razvrstimo vsebino po mapah in na vsako prilepimo oznako z imenom naprave, področja ali prostora. Mape pospravimo v primerno veliko škatlo ali organizator, ki jo prav tako označimo z nalepko “Garancije in navodila za uporabo”. Tako bodo tudi drugi družinski člani z lahkoto poiskali omenjene papirje.

Vso našteto dokumentacijo pregledamo 1x letno in odstranimo vse, kar več ne potrebujemo. Prav tako je dobro, da imamo na voljo dodatno mapo z zadrgo, če bomo v vmesnem času morali dodati navodila, garancijski list in račun za novo napravo.