Seznam opravil – motivator ali opomnik neuspeha

Nekaterim posameznikom seznam opravil nudi odlično podporo za doseganje ciljev, medtem ko za druge lahko predstavlja le dodaten opomnik, da nečesa niso dosegli. In zakaj ga dojemamo tako drugače? Ker vsak od nas drugače dojema strukturo in organizacijo nalog. Seznam opravil ni neko čarobno sredstvo, ki bo namesto nas opravilo naše obveznosti, lahko pa predstavlja odlično orodje, ki izboljša naše navade.

Prednosti:

• Seznami opravil prinašajo večjo jasnost. V trenutku, ko naše misli prenesemo na papir ali v digitalni zapis, zmanjšamo mentalno breme.
• Ko vse zapišemo, fokus usmerimo na naloge in jih ne izvajamo naključno.
• Ko s seznama prečrtamo in odkljukamo opravljeno nalogo, občutimo zadovoljstvo, kar nam da zagon, da nadaljujemo naprej.
• V kaotičnih obdobjih, ko imamo vsega preveč, s seznamom pridobimo nadzor in se lahko bolje organiziramo in osredotočimo.

Pomanjkljivosti:

• Seznam sam po sebi ne določa prioritet in naloge med seboj enači. Tako plačilo ene položnice na videz deluje enako pomembno in zahtevno kot priprava na predstavitev seminarske naloge, kar pa seveda ni res.
• Pogosto podcenjujemo, koliko časa trajajo določene naloge, kar vodi do nerealnih pričakovanj. Realna ocena, koliko časa nam lahko vzame določeno opravilo, pa je zelo pomembna za učinkovito izvajanje in končno zadovoljstvo.
• Seznam je le seznam. Pove nam kaj, ne pove pa kako. Posledično nimamo strategije za izvedbo obsežnejših nalog, kar lahko vodi do površne izvedbe, ali pa do te sploh ne pride.

Po pregledu pomanjkljivosti ni čudno, da nekatere posameznike seznami opravil ne razbremenijo. Če so seznami predolgi in polni nejasnih nalog, bomo hitro dosegli občutek krivde in osebnih pomanjkljivosti. Pogosto ni težava sam seznam – težava so naša pričakovanja. Če seznam opravil obravnavamo kot seznam želja namesto načrta, bomo najverjetneje pogrnili na celi črti.

Nekateri posamezniki že po naravi uspevajo s seznami. Radi imajo strukturo in preprosto porazdelijo večje naloge v manjše, določijo prioritete in realno zastavijo časovnice. Uživajo v ciklu nagrajevanja in vsaka odkljukana naloga prinese kanček dopamina. In kar je še najbolj pomembno, nedokončanim nalogam ne pripisujejo čustev – preprosto jih prestavijo na naslednji dan. Ti ljudje sezname obravnavajo kot orodje, ne kot sojenje sebi. Kako torej ustvarimo seznam, ki bo pisan nam na kožo?

Seznam opravil, ki je izvedljiv in prinaša zadovoljstvo

Če upoštevamo nekaj osnovnih smernic in korakov pri sestavljanju seznama opravil, lahko razvijemo bolj disciplinirano in produktivno vedenje. Zmanjšamo dnevne skrbi in povečamo zadovoljstvo ob koncu dneva in na dolgi rok.

1. Spišemo seznam

Ko začnemo z naštevanjem opravil, moramo imeti v mislih ali delamo seznam za 1 dan ali za 1 teden. Daljša obdobja niso priporočljiva, saj se že v 1 tednu lahko spremeni veliko stvari. Prav tako ni nujno, da se odločimo le za enega. Hkrati lahko vodimo dnevni in tedenski seznam opravil. To je še posebej priporočljivo, ko se seznama lotimo prvič in v obdobju, ko imamo res veliko obveznosti.

2. Določimo prioritete

Vsa opravila, ki jih spišemo na seznam, na prvi pogled delujejo enakovredno. A to še zdaleč ni res. Opravila so lažja ali težja, zahtevajo manj ali več časa, nekatera moramo dokončati do določenega termina, druga pa so časovno prilagodljiva. Vse to vpliva na pomembnost izvedbe naloge in zato moramo označiti, katere naloge so prioritetne. To lahko storimo tako, da jih označimo z lestvico pomembnosti (npr. od 1 do 3) ali z barvami (npr. rdeče, rumeno in zeleno). Tako vemo, kaj moramo postoriti takoj, kaj pa lahko malo počaka.

3. Razdelimo večje projekte na manjše naloge

Plačilo položnic je opravilo, ki ga lahko hitro izvedemo s pomočjo mobilne banke. Pospravljanje kuhinje pa je lahko dolgotrajno opravilo, ki je pravzaprav sestavljeno iz manjših nalog – izprazniti pomivalni stroj, pospraviti posodo, počistiti kuhinjske površine in še in še. Torej daljša opravila na seznamu moramo razdeliti na krajše naloge. S tem bomo bolj podrobno definirali opravilo in lažje ter bolj realno tudi časovno načrtovali izvedbo.

4. Določimo čas

Pri sestavljanju dnevnih seznamov moramo imeti v mislih čas, ki ga imamo na voljo in čas, ki ga potrebujemo za izvedbo opravil. Tako si ne naložimo preveč obveznosti in se izognemo slabi volji, ki bi sledila v primeru neuspeha. Sprva lahko poleg opravila napišemo oceno časa v minutah. Kasneje, ko imamo že nekaj izkušenj, pa to morda več ne bo potrebno.

5. Označimo opravljene naloge

Vsako opravilo, nalogo ali obveznost odkljukamo ali prečrtamo, ko jo zaključimo. Tako vizualno izločimo že opravljeno in pozornost posvečamo le tistim stvarem, ki jih še moramo narediti. Količina naših skrbi se takoj zmanjša, prav tako pa ob tem doživljamo svojevrstno zadovoljstvo, saj se seznam vedno bolj krajša.

6. Realna pričakovanja

Seznam nismo spisali, da bi si kasneje kaj očitali. Včasih nas sredi dneva preseneti kakšen nepredvidljiv dogodek, včasih pa le potrebujemo 15 minut zase. Če konec dneva nismo odkljukali vsega kar smo si zadali, razmislimo in prestavimo opravilo na naslednji dan. Če smo opravili 7 zadanih nalog na dnevnem urniku, zakaj si očitamo 1 ali 2, ki jih pač nismo? Samokritika ni rešitev in tega se moramo zavedati od samega začetka. Če smo na začetku uspeli izpolniti prioritete, so nam ostala le še opravila, ki niso tako nujna in lahko tudi počakajo.

Seznami opravil ne delujejo ali ne uspejo sami od sebe. Uspejo, ko se ujemajo z našo osebnostjo, stilom dela, energijskimi vzorci, toleranco do strukture in našo sposobnostjo razčlenitve nalog. Orodje ni tisto, kar nas naredi produktivne, ampak vedenje, ki ga orodje podpira.