Organizacija papirjev in dokumentov

Nekoč je živel fant z imenom Papir. Ni potreboval posebne nege ali prostora. Užival je v svoji svobodi. Nekega dne je srečal dekle po imenu Kopija. Hitro sta spoznala, da sta ustvarjena en za drugega. Spala sta na istem kupu. Njuno večno ljubezen sta potrdila s srebrno sponko in kaj kmalu dočakala naraščaj. Čudoviti rumeni samolepilni listek sta poimenovala kar Post-it. Potrebovali so streho nad glavo in zatočišče našli v prekrasni stavbi po imenu Registrator. Sčasoma so dobili nove sosede, malo drugačne od njih, a kljub vsemu papirnate rase. Med seboj so postavili ograje, ki se v njihovem svetu imenujejo pregradni kartoni. Tisti malo bolj posebni sosedje so si ustvarili tudi zimske vrtove v tako imenovanih vložnih U-mapah. Ta papirnata civilizacija še danes polni naše omare kljub vsem razpoložljivim digitalnim rešitvam.

Pospravljanje in sortiranje dokumentov je najmanj zabaven del organizacije in urejanja prostora. Vsaj zame. Ko urejam prostor v garderobni omari, so rezultati hitro opazni. Že z sortiranjem in odstranjevanjem starih in neuporabnih oblačil spraznim večji del omare. Pri papirjih je drugače. Vsak papir je potrebno pregledati ter določiti pomembnost in mesto shranjevanja.

registratorji in mape

Povprečno v vsakem domu najdemo 50 različnih vrst dokumentov, ki jih delimo v 5 kategorij.

  • Finančni dokumenti: pomembnejši računi (mesečne položnice), bančni računi, varčevalni računi, kreditne kartice, davčna dokumentacija , dohodnina, plače, regresi, odpravnine, dolgovi, vrednostni papirji,…
  • Zdravstveni dokumenti: zdravstveno zavarovanje (osnovno, dopolnilno,…), pomembni izvidi, seznami zdravil, bolniški listi, službeni zdravniški pregledi,…
  • Lastniški dokumenti: nepremičnine, dokumenti o lastništvi in zavarovanju vozila,  lastništvo podjetja, zavarovalne dokumentacije (življenjsko in nezgodno zavarovanje), pokojninski sklad, patenti, avtorske pravice, garancije in priročniki tehničnih naprav,…
  • Družinski dokumenti: rojstni list, dokumenti o posvojitvah, poročni list, ločitveni papirji, družinska preteklost, mrliški list, druga pogrebna dokumentacija,…
  • Pravni / legitimacijski dokumenti: državljanstvo, oprostilni dokumenti, izobrazba, zaposlitveni dokumenti, delovna knjižica (predvsem tisti, ki smo delali že pred 2009), članstva in vpisnine, potni list, odvetniška dokumentacija, oporoka,…

Kategorije sem predstavila zaradi preglednosti in ne zato, ker bi sama shranjevala papirje v 5 mapah (registratorjih).  Službeni dokumenti (plače, regresi, odpravnine, službeni zdravniški pregledi, zaposlitveni dokumenti, delovna knjižica) se nahajajo v treh različnih kategorijah, shranjujem pa jih skupaj. Praviloma ne obstaja le en pravilen način shranjevanja. Vsak od nas mora sistem prilagoditi svojim potrebam in življenjskemu slogu.

Nekatere dokumente potrebujemo le za pregled in jih lahko zavržemo v kratkem, druge moramo shranjevati leta ali celo večno. Zato pri shranjevanju poznamo:

  • začasne mape,
  • stalne mape,
  • mrtve mape.

Začasne mape so prehodne. Namenjene so  papirjem, ki jih moramo urediti v kratkem (položnice, pomembna pošta). Takšne papirje lahko po pregledu zavržemo (ko primerjamo račune z izpiski kreditne kartice) ali pa zaradi njihove pomembnosti pospravimo naprej v t.i. stalne mape.

trenutne mapeMoje začasne mape

Stalne mape vsebujejo vso pomembnejšo dokumentacijo, ki jo morate hraniti vsaj nekaj let. To so lahko dokumenti o registraciji in zavarovanju vozila, zdravstveno zavarovanje in še in še. Dobro je, da imate te dokumente pri roki in dobro urejene.

Mrtve mape so nekaj posebnega. Sama sem proti temu, da bi večno hranili stvari. Tukaj delam izjemo. Obstaja dokumentacija, ki jo je vredno obdržati. Morda bomo čez 10, 20 ali 30 let morali dokazovati delovno dobo in izplačila plač. Če vaš delodajalec še vedno veselo tiska izpiske plač na poceni papir, ki bo v kratkem zbledel, si naredite kopije ali celo digitalne kopije, ki jih lahko shranite na zgoščenkah ali drugih zunanjih pomnilnikih. Mrtve mape lahko hranite na manj dosegljivih mestih, vseeno pa poskrbite, da bodo dokumenti urejeni in na varnem.

Pripomočki za arhiviranje

Sama shranjujem in urejam papirje s pomočjo tipičnih pisarniških pripomočkov, ki z barvo popestrijo  sam videz registratorjev in z lepšim videzom nadaljnjo motivirajo moje vzdrževanje reda na tem področju. Sčasoma se ti pripomočki naberejo, zato ne pretiravajte. Ne shranjujte vsake položnice posebej v U-mapo. T e uporabljajte predvsem za tiste papirje, ki jih ne smete oz. ni priporočljivo  preluknjati.

organizacija papirjev pripomočki

Vzdrževanje shranjevalnega sistema

Ko vzpostavimo sistem shranjevanja dokumentacije, moramo pripraviti teren tudi za vso bodočo dokumentacijo, ki bo prestopila prag našega doma. V ta namen si lahko ustvarite prav posebno mesto pri vhodu ali pisarniškem kotičku. To je lahko stensko stojalo ali košara, v katero polagate prispelo pošto, račune, reklamne letake in podobno.

predal za pošto final

Novo prispelo pošto odprite in preglejte še isti dan. S takojšnjim sortiranjem boste vzdrževali red tudi v bodoče. Sama pod poštnim kotičkom hranim svoje začasne mape, v katere shranjujem položnice in račune. Tako nikoli ne zamudim rokov plačila, po samem plačilu pa položnice shranim naprej v registratorje.

Meni zadostuje manjša košara pri vhodu v dnevni prostor, večje družine pa lahko uporabijo stenske predalnike, ki že na začetku ponujajo možnost sortiranja pošte po družinskih članih ali kategorijah.

Še nekaj  namigov

  • Poskrbite za kopije  vseh dokumentov, ki jih hranite v denarnici in torbici. Kopije hranite doma na varnem mestu. V primeru tatvine bodo prišle prav ob identifikaciji in samem nadomeščanju.
  • Označujte vse mape in ustvarite pregled nad svojo dokumentacijo z ustvarjanjem osebnih etiket. Ob zamenjavi dokumentov v registratorju ne kupujte novih kartonov  za označevanje. Ustvarite jih sami ročno ali s pomočjo računalnika in tiskalnika.
  • Če imate možnost, nabavite sef za shranjevanje dokumentov. Sedaj je na voljo kar nekaj manjših sefov namenjenih shranjevanju drobnarij in pomembne dokumentacije kar na domu. Sefi so lahko celo vodoodporni in protipožarno varni. Tako zavarujemo dokumentacijo, kot so rojstni list, oporoka, dokumenti o nepremičninah in vse druge papirje, ki so težje nadomestljivi.
  • Kopirajte in skenirajte določeno dokumentacijo. Glede na (ne)doslednost nekaterih naših institucij je dobro shraniti kopije za vsak primer.
  • Zavržite nepotrebne papirje in ne shranjujte 20 let papirjev, kot so na primer računi za mobilno telefonijo.
  • Če radi shranjujete slike in druga umetniška dela vaših otrok, si ustvarite tudi sistem shranjevanja za to. Ne moremo neskončno shranjevati vsakega njihovega likovnega dela, lahko pa umetnine poskenirate in jih shranite na vaš računalnik kot ohranjevalnik zaslona. Če želite ohraniti kakšno sliko v fizični obliki, naredite ožji izbor. Slik ne hranite v mapah, ampak jih vstavite v okvir, razstavite v svojem domu ali podarite starim staršem v dar.

Organizacija dokumentov je zelo obsežen pojem in dvomim, da zadnjič pišem o tem. Kot sem že omenila, ni moj najljubši del organizacije prostora, a tudi nezaželeno delo mora nekdo opraviti. Dobro vzdrževanje reda na področju papirjev se splača na dolgi rok. Tukaj pa več šteje cilj kot pot.